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Demande d'accès aux documents
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Article 9
Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public.
Ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.
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Article 12
Le droit d’accès à un document s’exerce sous réserve des droits relatifs à la propriété intellectuelle.
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Article 14
Un organisme public ne peut refuser l’accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu’il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi.
Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l’organisme public peut en refuser l’accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l’organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l’accès n’est pas autorisé.
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Article 15
Le droit d’accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements.
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Article 42
La demande d’accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre de le trouver.
Votre droit d'accès à l'information
En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut demander l'accès aux documents détenus par la Municipalité dans l'exercice de ses fonctions, sous réserve des restrictions et exceptions prévues par la Loi.
Les documents peuvent notamment être des permis, rapports, contrats, correspondances, plans, photographies, documents administratifs ou tout autre document détenu par la Municipalité, peu importe leur support.
Comment faire une demande d'accès?
Une demande d'accès doit être faite par écrit.
Que doit contenir votre demande?
Pour être recevable, une demande doit être suffisamment précise pour permettre à la Municipalité de repérer les documents recherchés.
Nous vous recommandons d'indiquer :
- Votre nom et vos coordonnées;
- Le ou les documents recherchés;
- L'adresse de l'immeuble concerné, s'il y a lieu;
- Le numéro de lot ou le numéro de matricule, s'il est connu;
- La période visée par la demande;
- Tous autres renseignements permettant d'identifier les documents recherchés.
Vous pouvez demander plusieurs documents dans une même demande. Il n'est pas nécessaire de faire une demande distincte pour chaque document.
Exemple : « Je souhaite obtenir les permis de construction, les certificats d'autorisation et les rapports d'inspection concernant l'immeuble situé au 4050, rue Principale, pour la période de 2020 à 2025. »
Une demande peut également viser une catégorie de documents ou l'ensemble des documents se rapportant à un sujet déterminé, pourvu que sa portée soit suffisamment précise pour permettre d'identifier et de repérer les documents visés.
À l'inverse, une formulation trop générale, comme « je veux tout ce que vous avez concernant cette propriété », peut nécessiter des précisions afin de permettre au responsable de déterminer les documents recherchés.
Vous n'avez pas besoin de connaître le titre exact du document. Si vous n'êtes pas certain des documents à demander, le responsable de l'accès peut vous assister afin de vous aider à identifier les documents susceptibles de contenir les renseignements recherchés.
Traitement de votre demande
À la réception d'une demande écrite, le responsable de l'accès vous transmet un avis de réception indiquant notamment les délais applicables et les recours prévus par la Loi.
Le responsable dispose généralement de 20 jours civils pour répondre à une demande. Ce délai peut, dans certaines circonstances, être prolongé de 10 jours, auquel cas un avis écrit doit être transmis au demandeur avant l'expiration du premier délai.
La Municipalité effectue une recherche des documents visés par la demande et détermine lesquels peuvent être communiqués en vertu de la Loi. Certains renseignements peuvent être soustraits à l'accès ou caviardés lorsqu'une restriction prévue par la Loi s'applique, notamment afin de protéger des renseignements personnels ou certains renseignements confidentiels.
Frais
L'accès aux documents est gratuit. Des frais peuvent toutefois être exigés, dans certaines circonstances, pour la transcription, la reproduction ou la transmission de documents. Lorsque des frais sont applicables, le demandeur en est informé conformément aux règles prévues par la Loi.
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